Труд руководителя связан с разработкой и передачей информации. Этот процесс может быть устным, письменным и протокольным. Устный процесс включает проведение совещаний, деловых бесед, инструктаж сотрудников, телефонные переговоры. Письменный процесс предполагает ведение деловой переписки. Протокольный процесс связан с составлением приказов, распоряжений, инструкций.
Проведение совещаний
Цель проведения совещания — принятие коллективного решения. Совещание включает три этапа: подготовку к проведению, проведение совещания и контроль за выполнением решений по результатам совещания.
Основные рекомендации по подготовке совещания.
1. Выносить на обсуждение только те вопросы, которые нельзя решить оперативно, в рабочем порядке.
2. Приглашать минимальное количество людей.
3. Нет необходимости приглашать руководителя подразделения, его отсутствие не снимает с него ответственности за реализацию принятых решений.
4. Точно и подробно формулировать повестку дня.
5. Повестку дня и суть вопроса довести до участников совещания заранее.
6. В сообщении о проведении совещания указывать время начала и окончания.
7. По важным вопросам текст доклада и проект решения размножить и раздать участникам заблаговременно.
8. Выбирать помещение в соответствии с численностью приглашенных и особенностями проведения совещания.
Основные рекомендации по проведению совещания
1. Рассказать о реализации ранее принятых решений.
2. Установить регламент.
3. Точно следовать цели улучшения состояния дел.
4. Начинать с проблем, которые легче решить.
5. Выделить вопросы, которые могут вызвать дискуссию.
6. Особо сложные вопросы иллюстрировать наглядными материалами.
7. Доклад не обязателен, лучше изложить суть проблемы. Доклад должен длиться не более 20-30 мин, все совещание — не более двух часов.
Контроль за выполнением решений по результатам совещания:
1. Решения по основным вопросам подробно протоколируются.
2. Протокол официально доводится до участников совещания.
3. Выполнение решений контролируется по срокам.
Исполнительская дисциплина представлена в соответствующем разделе.
Особое внимание при проведении совещания должно быть уделено содержанию основного доклада и его представлению участникам совещания. Рекомендуется составлять план выступления, полное содержание доклада и тезисы.
• доказательство полезности выдвигаемой идеи с обоснованием всех преимуществ и недостатков;
• краткий итог выступления.
Содержание доклада отличается от тезисов выступления по содержанию и объему. На публичное слушание выносятся главные, наиболее важные моменты, заслуживающие обсуждения и коллективного решения. Доказательства, пояснения, статистическая информация приводятся в тексте доклада и доводятся до сведения участников совещания заблаговременно. Полный текст доклада печатается на половине рабочей страницы. Вторая половина предназначена для заметок слушателей.
Эффективность совещания зависит от умения и желания участников совещания активно воспринимать информацию. Необходимо настроить себя на эффективное слушание.
Приемы эффективного слушания:
а) активная поза слушателя;
б) устойчивая сосредоточенность, в том числе взгляда;
в) умение анализировать тезисы собеседника;
г) постоянная готовность слушателя к восприятию.
Принципы рационализации труда руководителя:
1. В начале работы установите точный график дня и приоритетные вопросы.
2. Малозначительные вопросы накапливайте и посвящайте им 3-4 часа в месяц.
3. Раз в месяц проверяйте степень исполнительности и ,ответственности ваших подчиненных путем дотошной ревизии одной из важнейших проблем.
4. Любая проверка должна заканчиваться выводами.
5. Как можно больше дел поручайте подчиненным. В специфических вопросах используйте специалистов.
6. Избавляйтесь от ненужной информации.
7. Не работайте в выходные дни.
8. Решив трудную задачу, наградите себя свободным временем, чтобы расслабиться.
9. Не распыляйтесь, концентрируйте внимание на сложном вопросе.
10. Перелистывайте книги, журналы, периодику, отыскивая главные мысли. Не тратьте время на сетования и терзания по поводу неудач.
11. Запомните, для важных дел у вас есть достаточно времени.
12. Умейте избавиться от мелочей.
Умение вести деловую беседу:
1. Беседа должна быть интересной для собеседника.
2. Активизировать беседу не только содержанием, но и формой (кивнуть, посмотреть на говорящего, сделать замечание по ходу беседы).
3. Беседа активна, если вопросы корректны.
Правила телефонных разговоров: Структура телефонной беседы:
• взаимное представление — 20+5 с.
• введение собеседника в курс дела — 40±5 с.
• обсуждение ситуации — 20±5 с.
• заключительное слово — 20±5 с.