Структура деловой беседы

    Деловая индивидуальная беседа в отличие от бытовой всегда имеет конкретные цели, которые собеседники стремятся достигнуть с минимальными усилиями и затратами времени. Все виды деловых индивидуальных бесед можно разделить на две группы.

    1. Беседы "свободные" с двухсторонним обменом информацией, проходящей без специальной подготовки (с учетом или без учета времени).
    2. Беседы строго регламентированные, специально подготовленные.

    Деловая беседа должна быть хорошо подготовлена: определены цели, составлен план, установлено время и место, где будет проходить беседа.

    В зависимости от вида беседы меняется содержание и время осуществления очередного этапа.

    Любая беседа состоит из следующих этапов:

    1. Контакт.

    Цель контакта: преодолеть "психологический барьер" и установить "атмосферу доверия".

    Элементы установления контакта:

    • приветствие;
    • установление контакта глазами;
    • изменение социальной и физической дистанции;
    • дайте понять собеседнику, что вы готовились к встрече с ним;
    • не начинайте разговор на деловую тему в коридоре, во время перекура и т. п.

    2. Ориентация.

    Цели ориентации:

    • получить всю информацию по интересующему вопросу;
    • выявить мотивы и цели собеседника;
    • передать собеседнику запланированную информацию;
    • анализ позиции собеседника.

    Особую сложность на этом этапе представляет проблема умения слушать

    Некоторые рекомендации:

    • делайте соответствующие пометки на бумаге;
    • исключите факторы, отвлекающие ваше внимание;
    • научитесь выделять главное;
    • нейтрализуйте собственные эмоции;
    • во время слушания нельзя обдумывать следующий вопрос;
    • сконцентрируйте внимание только на сущности вопроса, отбросив все второстепенное.

    3. Аргументация.

    Цель аргументации: изменить позицию собеседника

    Рекомендации:

    • оперируйте при аргументации простыми, ясными, точными и убедительными понятиями;
    • темпы и способы аргументации следует выбирать с учетом особенностей характера собеседника;
    • аргументация должна быть корректной при аргументации;
    • формулировки должны быть четкими, понятными собеседнику.

    4. Решение.

    Решение - заключительный элемент процесса общения.

    Подводятся общие и частные итоги беседы, оговаривается полученный результат (действия, сроки, распределяются обязанности сторон и т. п.); конкретизируются вопросы для последующего решения, а также выделяются нерешенные проблемы.

    Факторы, влияющие на повышение эффективности проведения деловых бесед:

    • отделение человека от проблемы;
    • концентрация на интересах, а не на позициях;
    • изучение вариантов, которые могут удовлетворить обе стороны;
    • поиск объективных критериев оценки;
    • нужно помнить, что деловая беседа - это взаимодействие, а не действие;
    • деловая беседа проводится с определенной целью, но каждая сторона при этом преследует свои цели;
    • соблюдение последовательности этапов проведения деловых бесед и рефлексия переговорного процесса.
    © StrategPlann 2009