Важнейшее требование служебного этикета — аккуратность: чистота рабочего места, выполнение элементарных требований санитарии и гигиены.
Уходя с работы, старайтесь, чтобы у вас в руках не было ничего, кроме портфеля. Разумеется, у женщины еще может быть дамская сумочка.
Если вам надо прихватить домой журналы, газеты, документы или иные материалы, не влезающие в портфель, положите их в какую-нибудь приличную сумку, но не в полиэтиленовый пакет для покупок. Чтобы меньше носить вещей на работу и обратно, вы можете держать на работе запасную пару обуви на случай дождя или снега и запасной зонтик, косметические принадлежности, в некоторых случаях (у высшего руководства) запасной костюм и рубашку. Однако ваш кабинет не должен походить на артистическую уборную исполнителя роли "преуспевающего служащего". Переодевание привлекает ненужное внимание к не связанным с работой сторонам вашей жизни, и необходимая грань между служебным и личным стирается.
Точно так же, если после работы (особенно в пятницу) вам предстоит отправиться в какую-то частную поездку, старайтесь по возможности не приносить чемодан в рабочее помещение. Сдайте его в камеру хранения на вокзале по дороге на работу или оставьте в машине. Помните: вы не должны производить впечатление человека, в личных планах которого рабочее место всего лишь перевалочный пункт. Лучше не вызывать у окружающих излишнего интереса к вашей персоне и желания проверить, когда вы сегодня уйдете со службы и явитесь ли вовремя в понедельник, и не будет ли это в ущерб фирме.
Уходя с работы, рабочее место оставляйте чистым. О политике чистых столов на всю страну впервые заговорил известный киногерой следователь МУРа Глеб Жеглов: "За любую бумажку с моего стола иной уголовник полжизни отдаст".
Поэтому во многих компаниях подчиненным рекомендуется содержать свое рабочее место в чистоте и не разбрасывать по столу важные бумаги. Чистый стол позволяет эффективнее работать, создает у клиентов приятное впечатление о фирме и снижает риск утечки конфиденциальной информации.
Так, торговая компания "Русмед" требует, чтобы сотрудники убирали свое рабочее место перед тем, как покинуть офис в конце рабочего дня. На столе можно оставить только самые необходимые вещи, а все документы должны быть убраны в ящики или аккуратно разложены по специальным поддонам, находящимся на столе.
Неряшливое рабочее место — это один из главных поглотителей рабочего времени. Беспорядок на рабочем месте приводит к беспорядку в голове. Требование чистых столов может привести к систематизации всей работы.
Нерадивых сотрудников в "Русмеде" наказывают после специальных рейдов, которые иногда в конце рабочего дня проводит кто-то из руководителей департаментов. Если во время такой проверки на чьем-то столе обнаруживаются лежащие в беспорядке бумаги, то они конфискуются. Получить их можно на следующий день у начальника, проводившего рейд, в обмен на соответствующее внушение.
В агентстве по связям с общественностью "Михайлов и партнеры" с неряшливостью сотрудников боролись другими методами. Их штрафовали на определенную сумму, если они уходили домой, не убрав свой рабочий стол. Чтобы воздействовать на сотрудников, некоторые английские фирмы раз в месяц проводят конкурс на самый неряшливый стол.
Нововведение (политика чистых столов) не всеми встречается с энтузиазмом. Но люди рано или поздно привыкают и начинают понимать, что это плюс, что это большое благо.
Консалтинговая компания Ernst & Young предъявляет ряд требований к порядку содержания рабочего места, как только человек устраивается на работу в компанию. Сотрудники должны держать свои столы в чистоте. Клиентские файлы, другая ценная информация не должна лежать без присмотра. Эта мера направлена на то, чтобы скрыть от чужих глаз "деликатную" информацию.
Утечка информации, повторившаяся дважды, ведет к увольнению, например, из юридической компании.
За рубежом к подобным мерам прибегают во многих финансовых, исследовательских организациях, в индустрии моды, где работы дизайнеров представляют высокую ценность.
Иногда политика чистых столов может существовать просто в силу сложившейся корпоративной культуры. Чистый стол, отсутствие завалов на столе позволяют сотрудникам выглядеть более профессионально. Важно, как такая политика претворяется в жизнь. Это не должны быть экстремальные меры.