Так как менеджеру могут поручить организацию приема, например, в честь деловых партнеров, не лишним будет знание правил подготовки деловых приемов, сервировки стола и рассадки гостей.
Деловой прием - прекрасная возможность поближе познакомиться с вашими клиентами, коллегами, руководителями или подчиненными. В некоторых фирмах заведен порядок: вместо того, чтобы дарить друг другу подарки к Рождеству, менеджеры подразделений и рабочих групп собираются на обед или ужин за пределами учреждения.
Для того чтобы прием прошел успешно, хозяин и гости должны уметь "работать с залом", особенно это касается приемов без рассадки. Не следует подолгу задерживаться около одного человека или в стороне беседовать в течение всего приема с каким-нибудь знакомым лицом.
Проведению приемов предшествует тщательная подготовка, включающая:
- выбор вида приема;
- составление списка приглашенных;
- рассылка приглашений;
- составление плана рассадки за столом (на завтраке, обеде или ужине);
- составление меню;
- сервировка столов и обслуживание гостей;
- подготовка тостов и речей.
Вначале определяется общее количество приглашенных, которое зависит от вида приема, его целей, возможностей помещения и обслуживания. После этого гостям направляются приглашения.
Наиболее правильным является использование для приглашений специальных бланков, изготовленных типографским способом.
В бланках приглашений вписываются фамилии и звания приглашаемых. Имя, фамилия приглашенного пишутся от руки. Женам отдельных приглашений не посылают, в случае приглашения с супругами в приглашении обязательно указывают — "С супругой" или "Приглашение на два лица".
Приглашения всегда пишутся от третьего лица, с употреблением выражения "имеет честь пригласить".
В приглашении также рекомендуется указывать форму одежды. В нем указывается вид приема и обязательно помечается час и место, где состоится прием.
Получив приглашение на завтрак, обед или ужин, желательно подтвердить принятие приглашения. При приглашении на обед или завтрак какого-либо важного лица лучше всего до отправки приглашения осведомиться по телефону, подходит ли для него назначенный день.
Заблаговременная рассылка приглашений позволяет, не нарушая приличий и не вызывая обид, пригласить вместо отказавшихся других гостей. Если некоторые приглашенные откажутся в последний момент, их места за столом могут занять сотрудники своего учреждения.
На приемы типа обедов и завтраков приглашения необходимо рассылать, по крайней мере, за полторы-две, а иногда и за три недели вперед. При соблюдении этого условия будет, во-первых, больше шансов заполучить тех лиц, присутствие которых на приеме желательно, во-вторых, возможность, если кто-то откажется, заменить его другим лицом.
Чем выше официальное положение лица, организующего прием, тем раньше отправляется ответ на его приглашение. Принято отвечать через 3-5 дней после получения приглашения.
Ответ может быть дан письмом или открыткой, допускается ответить по телефону, если на приглашении есть номер контактного телефона. Проигнорировать приглашение — верх невоспитанности.
Накануне приема составляется общий список участников в порядке протокольного старшинства.
Чтобы гости без затруднений могли найти свои места за столом, в гостиной у входа в столовую выставляется или вывешивается план (карта) стола, в которой указывается место каждого гостя. Кроме того, на столе у каждого прибора обычно на самый высокий бокал или же рядом с прибором кладется кувертная карточка с фамилией гостя. Иногда гостю вручается карточка со схемой стола или номерами столов.
Столы на всех видах деловых приемов обязательно накрываются скатертями, используются тканые салфетки, бумажные салфетки могут подаваться одновременно с ткаными, или только бумажные, если приглашено большое количество гостей.
Частью украшения стола могут быть цветы. Не рекомендуется ставить на стол цветы с ярко выраженным запахом, а также большие и тяжелые букеты. Расставляя цветы в вазах (как правило, в центре стола или с краю, если там никто не будет сидеть), нужно помнить о том, что цветы не должны заслонять напротив сидящего или мешать беседе гостей. Поэтому высота цветов не должна превышать уровня глаз.
Пример сервировки стола см. на рис. 11.
1 — тарелочка для хлеба, 2 — салфетка, 3 — малая вилка для закусок, 4 — рыбная вилка для рыбных блюд, 5 — большая обеденная вилка для мясных блюд, 6 — закусочная тарелка, 7 — подставная тарелка, 8 — большой обеденный нож для мясных блюд, 9 — рыбный нож, 10 — столовая ложка для супа, 11 — малый нож для закусок, 12 — десертная ложка, 13 — десертная вилка, 14 — рюмка для крепких алкогольных напитков, подаваемых к закуске, 15 — рюмка для сухого белого вина, подаваемого к рыбным блюдам, 16 — рюмка для сухого красного вина, подаваемого к мясным блюдам, 17 — бокал для шампанского, подаваемого к десерту, 18 — бокал для минеральной воды.
Рис. 11. Расположение на обеденном столе столовых приборов и бокалов
Столовые приборы. Следует иметь в виду, что все приборы одновременно не используются. Поэтому при сервировке стола следует класть не более 3 вилок и 3 ножей. Остальные ножи и вилки и другие дополнительные предметы сервировки подают в случае необходимости к соответствующим блюдам.
По числу приглашенных на стол ставят подставные тарелки, а на них закусочные. Тарелка-подставка помогает сберечь в чистоте скатерть и защищает поверхность стола, которую легко испортить горячим дном посуды. Левее тарелки-подставки ставят маленькую плоскую тарелку для хлеба. В конце обеда ее можно использовать как подставку для стаканов или чашек с компотом. На эту же тарелку складывают кожуру фруктов. Салфетки кладут на тарелки. Справа от тарелки кладут ножи в зависимости от меню в следующем порядке: большой обеденный нож, нож для рыбы, малый нож для закусок. Ножи кладут острием к тарелке.
Слева от тарелки кладут вилки зубцами вверх: ближе к тарелке - большую обеденную вилку, затем рыбную и малую вилку для закусок. За большой тарелкой лежит десертный нож ручкой вправо, вилка ручкой влево и ложка для десерта ручкой вправо.
Такое количество столовых приборов для обеда или ужина объясняется тем, что разные по вкусу кушанья приятнее есть разными вилками.
Бокалы сервируют рядом с тарелкой, ближе к середине стола, параллельно его длине или дугой, начиная слева от самого большого по размеру.
Тарелки с нарезанными ровными ломтиками хлеба ставят на столе, чтобы гости могли без труда доставать до него.
Обносить гостей блюдами с яствами следует подходя с левой стороны, все порционные блюда ставят перед гостями, подходя к ним с правой стороны. С этой же стороны наливают все напитки и убирают использованные тарелки.
Существует также большое количество правил сервировки стола на приемах без рассадки. Об этом подробнее можно прочитать в книгах по этикету.