Самым распространенным методом коммуникации в работе менеджера является деловая беседа. Почти все дела осуществляются и завершаются при помощи различных по форме, содержанию и функциям деловых бесед.
Менеджеру беседу приходится вести с людьми, отличающимися по возрасту, положению в обществе, типу нервной системы.
Следует учитывать, что разные люди ведут себя в беседе неодинаково:
- одни идут к руководителю, уже будучи в состоянии стресса;
- другие могут оказаться слишком разговорчивыми, при изложении вопроса искажают факты в выгодном для себя свете;
- третьи из-за неумения изложить вопрос и неуверенности в себе разговаривают бестактно, проявляют излишние эмоции либо отчаянно жестикулируют;
- четвертые идут напролом, рассчитывая на уступчивость или недостаточную компетентность руководителя.
Умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу — необходимое качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни, показатель общей культуры.
У руководителя должны быть приемные часы для сослуживцев и подчиненных, желающих обсудить что-то с ним лично. Начальство следует принимать в любое время, когда оно того пожелает.
Обратите внимание на наиболее распространенные ошибки, которые допускают участники деловых бесед:
- Пренебрежение этапом подготовки к беседе, на котором закладываются возможные элементы модели будущей беседы.
- Невнимательное отношение к отдельным незначительным с субъективной точки зрения некоторых участников, правилам ведения или подготовки беседы. Так, например, отсутствие должного внимания к выбору места проведения беседы может привести к тому, что несоответствующая ситуации обстановка и даже взаиморасположение участников сводят на нет успешность деловой беседы. Естественно, навыки ведения деловой беседы не приходят в результате механического заучивания правил. Овладение искусством проведения беседы связано с их многократной практической апробацией.
Этапы проведения деловой беседы отражены на рис. 1.
Прежде чем вступить в беседу, нужно продемонстрировать свою готовность к общению улыбкой, повернутыми к партнеру головой и телом, несколько наклоненным вперед туловищем. Лицо, поза, жесты и тон голоса должны выражать вежливость при встрече, интерес — при выслушивании, любезность — при обмене мнениями и споре, сочувствие и такт — во время критики. Если вы покажетесь партнеру заинтересованным слушателем, то станете приятны.
Чтобы выбрать модель поведения, следует внимательно вглядеться в собеседника (что он представляет, в каком состоянии находится). Желательно знать имя и отчество человека.