Офис будущего

Работать дома, в машине, в офисе, в реальном или вир­туальном пространстве, не тратить времени на дорогу и не зависеть от расписания — таковы принципы организации рабочего места будущего, считают менеджеры, а дизайнеры предлагают самые нетривиальные решения: от предельно рационального «виртуального офиса» до абсолютно индиви­дуализированного «офиса-дома».

Представления архитекторов и менеджеров о дизайне офи­са будущего развиваются одновременно в двух направлениях:

1. Создание пространства для максимально продуктив­ной работы сотрудников, которым необходимо присутство­вать в офисе.

2. Как «выставить людей за дверь», т. е. дать им возмож­ность эффективно работать дома или в дороге.

Основные причины, заставляющие корпорации пересмат­ривать привычные взгляды на устройство и дизайн офиса, — это новые возможности компьютерных технологий и ли­беральные взгляды современных руководителей на такие составляющие «старой» корпорации, как строгая иерархия, наличие определенного места у каждого человека, контроль за присутствием сотрудников.

Небольшой компании довольно невыгодно постоянно сни­мать реальный офис, особенно если ее основная штаб-квар­тира находится за пределами Москвы. Таким фирмам целе­сообразнее иметь в столице просто имиджевое представи­тельство. Как правило, в этом офисе постоянно работает только секретарь. Адрес в солидном бизнес-центре и воз­можность провести там переговоры (аренда помещения для переговоров обходится в среднем в 40–50 долларов в час) под­черкивают солидность компании и прочность ее финансового положения.

Заменять штат сотрудников одним секретарем и арендо­вать комнаты для переговоров на час придумали, конечно, не москвичи. Мода на «виртуальные офисы» пришла к нам с Запада. Там оказание услуг по системе «виртуальных офи­сов» стало целой индустрией. У нас в России этим пользуют­ся немногие.

Виртуальный офис можно создать и в Интернете.

Другое рациональное и радикальное решение сокраще­ния расходов по аренде предлагают архитекторы. Они так­же называют его «виртуальный офис», т. е. пространство, где у человека нет закрепленного за ним места. Благодаря развитию компьютерных сетей и связи люди получают воз­можность работать дома или в дороге, а деловые встречи все чаще проводятся вне офиса. Дизайнеры приходят к выводу, что выделять постоянное место человеку нерационально и к тому же просто дорого.

Виртуальный офис может на 40% уменьшить расходы компании за счет сокращения площади и затрат на оформле­ние и эксплуатацию помещений. Создание приличного офис­ного интерьера обходится московским фирмам в 800 долла­ров за 1 кв. м, примерно столько же стоит годовая аренда офисного помещения в престижном здании в центре города.

Скорее всего, офис сохранит лишь представительские функции. Офис — это некоторое шоу, которое должно по­разить и заинтриговать посетителя. Руководители поймут, что всех сотрудников необязательно заставлять приходить на работу и изображать бурную деятельность. Общение с офи­сом и обмен информацией будет осуществляться через ком­пьютерные сети.

Полный вариант виртуального офиса выглядит так. Со­трудник заранее бронирует для себя рабочее место в офи­се на определенный день и срок. Ему сообщают номер мес­та, и к прибытию человека там, как в хорошей гостинице, будет все, что необходимо, вплоть до нужных материалов, личной тумбочки и имени на двери. Компьютер на рабочем столе подключен к Интернету и, конечно, к внутренней сети самой компании и ее базам данных. Сотрудник подтвержда­ет свое прибытие с помощью магнитной карты, на рабочее место переводится его номер телефона. Покидая офис, со­трудник предупреждает с помощью той же карты, что ме­сто освободилось.

Одними из первых этой идеей воспользовались юристы и консультанты, ведь собственный офис им нужен только вре­мя от времени. Подобным образом устроены некоторые аме­риканские офисы компаний «Артур Андерсен» и «Эрнст энд Янг». Нужно время, чтобы привыкнуть к такому стилю. Од­нако экономия времени и сил перевешивает чувство привя­занности к собственному столу.

Есть и более упрощенные варианты, которые хороши для сотрудников с ежедневно меняющимися задачами: менедже­ров по рекламе, PR-менеджеров. Рабочее место человека воплощает лишь его портативный компьютер и любая розет­ка в офисе. Если сегодня сотруднику нужно, скажем, что-то найти в архиве, он оказывается именно там. А завтра его рабочее место будет в переговорной комнате. Вся информа­ция при этом хранится на сервере, к которому можно под­ключиться из любой точки офиса.

В России из-за несовершенства телекоммуникаций вир­туальный офис по полной программе вряд ли возможен. Однако компании, где сотрудники (например, менеджеры по продажам) проводят много времени в разъездах, ис­пользуют один из его вариантов: сотрудники сидят за об­щим столом, куда легко прикатывается собственная тум­бочка. Освободив место, менеджер ставит тумбочку в спе­циальную комнату (так устроен офис, например, в фирме Rank Xerox).

Однако для большинства служащих офис еще очень дол­го будет оставаться вторым домом, поэтому главным являет­ся рациональное и эргономичное использование дорогого офисного пространства. Есть разработки «кочевого офиса», когда рабочее место может легко и быстро трансформиро­ваться (чаще всего это возможно в офисах, созданных по принципу открытого плана).

Мебель также оценивается с точки зрения ее мобильнос­ти и способности к реорганизации. Почти вся мебель снабже­на колесиками, часть легко раскладывается: например, из тумбочки может получиться стол и шкаф.