Правила подготовки деловых приемов

Деловой прием — прекрасная возможность поближе по­знакомиться с вашими клиентами, коллегами, руководите­лями или подчиненными. В некоторых фирмах заведен поря­док: вместо того, чтобы дарить друг другу подарки к Рожде­ству, менеджеры подразделений и рабочих групп собирают­ся на обед или ужин за пределами учреждения.

Для того чтобы прием прошел успешно, хозяин и гости должны уметь «работать с залом», особенно это касается приемов без рассадки. Не следует подолгу задерживаться около одного человека или в стороне беседовать в течение всего приема с каким-нибудь знакомым лицом.

Проведению приемов предшествует тщательная подготов­ка, включающая:

- выбор вида приема;

- составление списка приглашенных;

- рассылка приглашений;

- составление плана рассадки за столом (на завтраке, обеде или ужине);

- составление меню;

- сервировка столов и обслуживание гостей;

- подготовка тостов и речей.

Вначале определяется общее количество приглашенных, которое зависит от вида приема, его целей, возможностей помещения и обслуживания. После этого гостям направля­ются приглашения.

Наиболее правильным является использование для при­глашений специальных бланков, изготовленных типографс­ким способом.

В бланках приглашений вписываются фамилии и звания приглашаемых. Имя, фамилия приглашенного пишутся от руки. Женам отдельных приглашений не посылают, в слу­чае приглашения с супругами в приглашении обязательно указывают — «С супругой» или «Приглашение на два лица».

Приглашения всегда пишутся от третьего лица, с упот­реблением выражения «имеет честь пригласить».

В приглашении также рекомендуется указывать форму одежды. В нем указывается вид приема и обязательно поме­чается час и место, где состоится прием.

Получив приглашение на завтрак, обед или ужин, жела­тельно подтвердить принятие приглашения. При приглаше­нии на обед или завтрак какого-либо важного лица лучше всего до отправки приглашения осведомиться по телефону, подходит ли для него назначенный день.

Заблаговременная рассылка приглашений позволяет, не нарушая приличий и не вызывая обид, пригласить вместо отказавшихся других гостей. Если некоторые приглашенные откажутся в последний момент, их места за столом могут занять сотрудники своего учреждения.

На приемы типа обедов и завтраков приглашения необхо­димо рассылать, по крайней мере, за полторы-две, а иногда и за три недели вперед. При соблюдении этого условия будет, во-первых, больше шансов заполучить тех лиц, присутствие которых на приеме желательно, во-вторых, возможность, если кто-то откажется, заменить его другим лицом.

Чем выше официальное положение лица, организующе­го прием, тем раньше отправляется ответ на его приглаше­ние. Принято отвечать через 3–5 дней после получения при­глашения.

Ответ может быть дан письмом или открыткой, допуска­ется ответить по телефону, если на приглашении есть номер контактного телефона. Проигнорировать приглашение — верх невоспитанности.

Накануне приема составляется общий список участников в порядке протокольного старшинства.

Чтобы гости без затруднений могли найти свои места за столом, в гостиной у входа в столовую выставляется или вы­вешивается план (карта) стола, в которой указывается место каждого гостя. Кроме того, на столе у каждого прибора обыч­но на самый высокий бокал или же рядом с прибором кла­дется кувертная карточка с фамилией гостя. Иногда гостю вручается карточка со схемой стола или номерами столов.

Столы на всех видах деловых приемов обязательно на­крываются скатертями, используются тканые салфетки, бу­мажные салфетки могут подаваться одновременно с тканы­ми, или только бумажные, если приглашено большое коли­чество гостей.

Частью украшения стола могут быть цветы. Не рекоменду­ется ставить на стол цветы с ярко выраженным запахом, а также большие и тяжелые букеты. Расставляя цветы в вазах (как правило, в центре стола или с краю, если там никто не будет сидеть), нужно помнить о том, что цветы не должны заслонять напротив сидящего или мешать беседе гостей. По­этому высота цветов не должна превышать уровня глаз.

Пример сервировки стола см. на рис. 11.

1 — тарелочка для хлеба, 2 — салфетка, 3 — малая вилка для закусок, 4 — рыбная вилка для рыбных блюд, 5 — большая обе­денная вилка для мясных блюд, 6 — закусочная тарелка, 7 — подставная тарелка, 8 — большой обеденный нож для мясных блюд, 9 — рыбный нож, 10 — столовая ложка для супа, 11 — малый нож для закусок, 12 — десертная ложка, 13 — десертная вилка, 14 — рюмка для крепких алкогольных напитков, подаваемых к закуске, 15 — рюмка для сухого белого вина, подаваемого к рыбным блю­дам, 16 — рюмка для сухого красного вина, подаваемого к мяс­ным блюдам, 17 — бокал для шампанского, подаваемого к десер­ту, 18 — бокал для минеральной воды.

Рис. 11. Расположение на обеденном столе столовых приборов и бокалов

Столовые приборы. Следует иметь в виду, что все при­боры одновременно не используются. Поэтому при серви­ровке стола следует класть не более 3 вилок и 3 ножей. Остальные ножи и вилки и другие дополнительные пред­меты сервировки подают в случае необходимости к соответ­ствующим блюдам.

По числу приглашенных на стол ставят подставные та­релки, а на них закусочные. Тарелка-подставка помогает сберечь в чистоте скатерть и защищает поверхность сто­ла, которую легко испортить горячим дном посуды. Левее тарелки-подставки ставят маленькую плоскую тарелку для хлеба. В конце обеда ее можно использовать как подстав­ку для стаканов или чашек с компотом. На эту же тарелку складывают кожуру фруктов. Салфетки кладут на тарелки. Справа от тарелки кладут ножи в зависимости от меню в следующем порядке: большой обеденный нож, нож для рыбы, малый нож для закусок. Ножи кладут острием к та­релке.

Слева от тарелки кладут вилки зубцами вверх: ближе к тарелке — большую обеденную вилку, затем рыбную и ма­лую вилку для закусок. За большой тарелкой лежит десерт­ный нож ручкой вправо, вилка ручкой влево и ложка для десерта ручкой вправо.

Такое количество столовых приборов для обеда или ужи­на объясняется тем, что разные по вкусу кушанья приятнее есть разными вилками.

Бокалы сервируют рядом с тарелкой, ближе к середине стола, параллельно его длине или дугой, начиная слева от самого большого по размеру.

Тарелки с нарезанными ровными ломтиками хлеба ставят на столе, чтобы гости могли без труда доставать до него.

Обносить гостей блюдами с яствами следует подходя с левой стороны, все порционные блюда ставят перед гостя­ми, подходя к ним с правой стороны. С этой же стороны на­ливают все напитки и убирают использованные тарелки.

Существует также большое количество правил сервировки стола на приемах без рассадки. Об этом подробнее можно прочитать в книгах по этикету.